Подготовка и ведение переписки с подрядными организациями. Участие в рабочих совещаниях, ведение, рассылка протоколов. Отслеживание сроков выполнения работ по договорам. Ведение документооборота по проекту: акты приема-передачи, акты порчи, служебные записки. Подготовка, подписание и отправка заявок на закупку материалов. Подготовка ежедневной сводки по количеству персонала на проекте. Ведение архива документов. Выполнение поручений руководителя.

Работа в структуре Генподрядчика: -Документооборот (входящая/исходящая корреспонденция; письма и др. документооборот); - Сопровождение согласования договорных документов с подрядчиками и поставщиками (договоры подряда, акты выполненных работ, дополнительные соглашения к договорам и др.); - Сбор и оформление необходимых приложений к договору, согласование с подрядчиком изменений; - Передача оформленных документов подрядчикам; - Контроль исполнения договорных обязательств подрядчиками; - Взаимодействие с поставщиками, подрядчиками, внутренними подразделениями компании; - Административная поддержка руководителя; - Контроль движения документооборота с подрядчиками и поставщиками; -Контроль движения документов внутри компании; - Ведение бумажного и электронного документооборота по проектам.

Работа в структуре Генподрядчика: -Документооборот (входящая/исходящая корреспонденция; письма и др. документооборот); - Жизнеобеспечение офиса (заказ канцтоваров, продуктов питания, бытовой химии и т.д.); - Сопровождение согласования договорных документов с подрядчиками и поставщиками (договоры подряда, акты выполненных работ, дополнительные соглашения к договорам и др.); - Сбор и оформление необходимых приложений к договору, согласование с подрядчиком изменений; - Передача оформленных документов подрядчикам; - Контроль исполнения договорных обязательств подрядчиками; - Работа с первичной бухгалтерской документацией, письмами; - Взаимодействие с поставщиками, подрядчиками, внутренними подразделениями компании; - Административная поддержка руководителя; - Работа в 1С: УПП, 1С: Документооборот; - Контроль движения документооборота с подрядчиками и поставщиками; -Контроль движения документов внутри компании; - Ведение бумажного и электронного документооборота по проектам.

Работа в структуре Технического заказчика: -Документооборот (входящая/исходящая корреспонденция; письма и др. документооборот); - Жизнеобеспечение офиса (заказ канцтоваров, продуктов питания, бытовой химии и т.д.); -Мониторинг статуса подготовки проектных документов с заказчиком на этапе исполнения проекта, запрос и обработка исходных данных для проектирования; -Ведение проектной документации на этапе исполнения и закрытия проекта; - Учёт текущих работ, ведение архива по проектам, ведении единой базы проектов; - Контроль ответственности по внутренним документам; - Сопровождение согласования договорных документов с подрядчиками и поставщиками (акты выполненных работ, дополнительные соглашения к договорам и др.); - Контроль исполнения договорных обязательств подрядчиками; - Контроль сроков реализации проекта; - Сопровождение изменений на проекте; - Администрирование совещаний рабочей группы; - Формирование протоколов совещаний; - Ведение бумажного и электронного документооборота по проектам; - Разработка регламентов и приказов; - Подготовка отчетов по текущему статусу проектов, справочно-отчётных документов по сопровождаемым проектам; - Выполнение поручений руководителя проекта в пределах квалификации, связанных с производственной необходимостью по обеспечению взаимодействия участников проекта.

-Мониторинг статуса подготовки проектных документов с заказчиком на этапе исполнения проекта, запрос и обработка исходных данных для проектирования; -Ведение проектной документации на этапе исполнения и закрытия проекта; - Учёт завершенных проектно-изыскательных работ, ведение архива по проектам, ведении единой базы проектов; - Согласование проектов капитального строительства и реконструкции; - Контроль ответственности по проектным документам; - Сопровождение согласования договорных документов с подрядчиками и поставщиками (акты выполненных работ, дополнительные соглашения к договорам и др.); - Контроль исполнения договорных обязательств подрядчиками и поставщиками; - Актуализация и составление планов проекта; - Контроль сроков реализации проектов; - Сопровождение изменений на проектах; - Администрирование совещаний рабочей группы; - Формирование протоколов совещаний; - Ведение бумажного и электронного документооборота по проектам; - Разработка регламентов и приказов; - Подготовка отчетов по текущему статусу проектов, справочно-отчётных документов по сопровождаемым проектам; - Своевременное информирование дирекции компании о возможном изменении сроков и стоимости задач проектов и причинах этих изменений; - Выполнение указаний дирекции компании в пределах квалификации, связанных с производственной необходимостью по обеспечению технических функций работы дирекции.

- Организационно-техническое обеспечение отдела проектирования; - Делопроизводство отдела проектирования, обеспечение корректного документооборота; - Работа с исполнительно-распорядительной документацией заказчика; - Формирование документов для дирекции по обращению в органы государственной власти, контроль исполнения текущих документов, находящихся в уполномоченных органах; - Администрирование проектов на всех стадиях жизненного цикла проекта (контроль выполнения задач в сроки, решение совместно с руководителем проблем при срывах сроков); - Формирование отчетности для высшего руководства о ходе реализации каждого проекта; - Взаимодействие и ведение деловой переписки по проектам с внутренними службами, заказчиками, подрядчиками, субподрядчиками и т.д., эскалация вопросов; - Участие в создании и актуализации нормативной и регламентной документации (регламенты, методики и т.п.) подразделения и компании в части проектной деятельности; - Проверка комплектности входящей и исходящей документации, включая отчетные документы по проектам, и проверка на соответствие утверждённым шаблонам и стандартам; - Участие в обеспечении внешнего и внутреннего документооборота по проектам, подготовка деловых и сопроводительных писем по проектам; - Организация встреч и совещаний.

- Полное делопроизводство (переписка, регистрация, составление договоров аренды нежилых помещений). Подготовка документации для налоговой инспекции при внесении изменений в учредительные документы; - Организационно-техническое обеспечение административной деятельности руководства; - Организация и контроль взаимодействия руководства и структурных подразделений; - Организация встреч и совещаний; - Электронный документооборот; - Ведение реестра договоров; - Подготовка договоров; - Архивирование; - Сканирование документов; - Кадровое администрирование в полном объеме (прием, увольнение, переводы, штатное расписание, учет отпусков и т.д.).

- Административная поддержка офиса, контакты с подрядчиками (арендодатель, уборка офиса, заказ воды и канцелярии и т.д.); - Заказ билетов и гостиниц при командировках сотрудников (travel – поддержка); - Регистрация входящей и исходящей документации; - Прием входящих звонков; - Прием гостей (пропуска, парковка, разгрузка, переговорная комната); - Контроль за состоянием оргтехники, взаимодействие с поставщиками для решения возникающих проблем, заказ расходных материалов и новых единиц техники и т.д.; - Организация внутренних и внешних встреч; - Помощь сотрудникам по административным вопросам; - Распределение электронных писем; - Участие в совещаниях, ведение сверок текущей работы.

- Проведение занятий с детьми дошкольного возраста; - Соблюдение режима дня и распорядка в саду; - Ведение развивающих занятий в соответствии с программой детского сада; - Присмотр за детьми во время свободной деятельности ребенка и во время сна; - Организация прогулок на собственной детской площадке; - Организация праздников и досуга; - Ведение документации (графики посещения, отчетность и др.).

- Документооборот (входящая/исходящая корреспонденция; письма и др. документооборот); - Ведение реестра договоров (регистрация входящих/исходящих, хранение, архивирование); - Подготовка различных приказов, распоряжений, постановлений, доведение до адресатов; - Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя; - Прием и распределение входящих звонков; - Организация приема посетителей; - Выполнение поручений руководителя; - Жизнеобеспечение офиса (заказ канцтоваров, продуктов питания, бытовой химии и т.д.); - Поддержание порядка в офисе; - Кадровое администрирование на начальном этапе.

Романо-германской филологии, Филология

АНО «НИИДПО», Специалист по организационному и документационному обеспечению управления